Jak planować “z głową”?

Udostępnij

Planowanie jest przewidywaniem przyszłości – bardzo trudna czynność. Na pewno spotkałeś się z osobami, które planują, ale niestety z tych planów niewiele wynika. W tym wpisie wyjaśniam przyczynę porażek w tworzeniu różnego rodzaju harmonogramów, przedstawiam również swój sposób jak podejść do planowania “z głową”.


Plany roczne i ich niedowożenie

Mamy już październik, właśnie mija ostatni kwartał roku. Niedługo wiele firm / kierowników projektów rozpocznie planowanie przyszłego roku, rozpisując dokładnie cele, które osiągną w każdym kwartale. W większości przypadków planowanie jest “sztuką dla sztuki” – ponieważ plan służy jedynie wygospodarowaniu budżetu na swoje projekty, a powstające dokumenty są tworzone z myślą, że zawarte w nim KPI są niemożliwe do zrealizowania w tej perspektywie czasu. Czyli plan z góry skazany na niepowodzenie.

Przytoczę pewien fragment bloga kolegi “po fachu” – Szympansa, który wypowiedział się na temat planów rocznych:

Tak więc, uzbrojeni w plan roczny, realizujemy projekty:

  • Do marca – wygrzebujemy się z kłopotów z zeszłego roku
  • Do maja – próbujemy coś zrobić z listy, zaczynając już tłumaczyć opóźnienia, najczęściej kończąc frazą: „nadrobimy…”
  • Czerwiec/lipiec – wakacje tu nic nie załatwisz
  • Sierpień – domknięcie pierwszego kwartału planu rocznego – przeważnie już nikt nie pyta o opisany wyżej „bezwartościowy dokument”, a KP nie musi już pisać, że „nadrobimy”. Zaczyna się za to zbieranie maili ochronnych, po to by można było w październiku odpisać: „to nie ja, czekam tu na to, a tam na tamto…” (to mój ulubiony zwrot w emailach październikowych)
  • Listopad to czasem domknięcie projektu z połowy roku, czasem już zwykłe dogorywanie… byle do następnego planu rocznego

I tak w kółko. Rok za rokiem scenariusz powtarzany do znudzenia.

Link do całości wpisu jest tutaj.

Rozbawiło mnie to – jednak niestety jest to rzeczywistość wielu firm IT. Nie chcę wyjść na malkontenta planowania rocznego – sam planuje wiele swoich działań w perspektywie roku / lat. Chcę powiedzieć, że nie tylko plany roczne są niedotrzymywane – to dzieje się również w mniejszych i większych przedsięwzięciach. Nawet krótkie projekty, mimo zaplanowania ulegają opóźnieniom.


Dlaczego nie dotrzymujemy planów?

Większość działań, które planujemy są nastawione na zysk – gotówki, kompetencji (wstaw tu dowolną korzyść). Nasz plan działa na naszą korzyść – jeśli go zrealizujemy powinniśmy (przynajmniej w teorii) osiągnąć zamierzone benefity. Dlaczego zatem nie dotrzymujemy planów? Czy jest to kwestia tego, że tracimy zapał lub już nie chcemy otrzymać korzyści, które zaplanowaliśmy? Według mnie nie. Uważam, że niedotrzymywanie planów nie wynika z tego, że nagle przestaliśmy mieć ochotę np na zwiększenie rocznych przychodów o 10-15%. Moim zdaniem przyczyna niedotrzymywania planów leży gdzieś indziej.

Według mnie chodzi o to, że planujemy zbyt odlegle w porównaniu z tym na co mamy realny wpływ. Zakładamy pewność na niepewność. Nie możemy zaplanować roku jeśli nie mamy kontroli nad czynnikami, które mogą nam ten plan zepsuć. Nie wspominam nawet o rzeczach nieprzewidzianych – takich jak np strata klienta. Mam na myśli m.in. konflikty zasobów, często zasoby są przydzielane i odbierane odgórnie – mimo, że plany były inne. Wiemy, że takie problemy wystąpią, bo występują co roku – jednak nie jesteśmy w stanie przewidzieć ich skali. Jak więc zatem zaplanować rok mając tyle niewiadomych? Możemy oczywiście przyjmować wartości pesymistyczne / optymistyczne dla każdego z wskaźników, ale wtedy często otrzymujemy harmonogram w stylu: “długość życia Jana Kowalskiego wyniesie od 1 do 120 lat” – nic nie mówiące tezy. W oparciu o takie widełki, a raczej widły są planowane kolejne rzeczy. Po kilku warstwach takiego planowania mamy efekt nieplanowania.

W trakcie wykonywania planu mogą wystąpić rzeczy nieprzewidziane – m.in. takie jak wspomniałem powyżej. To właśnie te czynniki powodują, że wypełnienie naszego planu jest utrudnione, a czasami niemożliwe. Podczas tworzenia złożeń nie uwzględniliśmy tych czynników, które psują plan podczas jego wykonywania.


Jak planować “z głową”?

Wielu z was nasuwa się pytanie – czy jest w ogóle sens planować? Uważam, że tak – nawet w sytuacji “planów rocznych” – gdzie jest bardzo wiele niewiadomych. Takie plany są potrzebne do oszacowania przynajmniej rzędu wielkości. Trzeba wiedzieć o ilu zerach rozmawiamy. Moim zdaniem błędem jest to, że pomimo zmieniających się czynników my trzymamy się kurczowo swojego planu tak jakby to nie miało z nim związku. Wielu kierowników projektu idzie jak koń z klapkami na oczach pod górkę motywując się jedynie tym, że “10 miesięcy temu to zaplanowałem”. Jednak rzeczywistość się zmienia, a plan powinien być adekwatny do bieżącej sytuacji – wystarczy przeplanować projekty uwzględniając aktualną sytuację. Projekty musimy adaptować do istniejących warunków, więc nie bójmy się zmieniać planu działania. To jedyna droga do tego by kończyć projekty na czas i minimalizować straty. To nie jest tak, że szkodzi nam planowanie – szkodzi nam kurczowe trzymanie się nieaktualnych planów.

Ja do planowania podchodzę w następujący sposób. Perspektywę, którą chcę zaplanować dzielę na dwa etapy:

  • sztywny – jest to okres czasu, w którym mam 100% kontroli nad czynnikami, które wpływają na dostarczenie celu w oparciu, o który planuję. Trzymam się tego planu kurczowo – o ile nie wystąpią trudności, których wcześniej nie przewidziałem. Nie mówię tutaj o rzeczach, które przewidziałem, ale nie byłem w stanie określić ich skali;
  • elastyczny – jest to okres czasu po okresie “sztywnym” – tam mogą wystąpić czynniki, które mogą wpłynąć na przyśpieszenie lub opóźnienie osiągnięcia celu i niestety nie mam na nie znaczącego wpływu. Ten plan jest jedynie poglądowy – nie będę miał pretensji do siebie, jeśli ulegnie zmianie – służy jedynie do oszacowania rzędu wielkości. Można powiedzieć, że ten etap jest bardziej myśleniem życzeniowym niż planem. Nie zakładam pewności na niepewność – tym samym się później nie dziwię 😉

Co pewien interwał czasowy podchodzę do przeglądu wcześniejszych założeń i je przebudowuję gdy znam już więcej czynników – głównie zmianom (często doprecyzowaniu) ulega etap elastyczny, ale zdarza się, że koryguję błędy w planie sztywnym.

Podchodzę do tematu w w/w sposób, gdy mam zaplanować okres czas, którego nie jestem w stanie przewidzieć – dlatego mowa o etapie elastycznym. Jeżeli nie ma tego wymogu, tworzę plany jedynie na okres, który jestem w stanie przewidzieć (tzw. etap sztywny). Dalsze plany stają się jedynie koncepcją i luźnymi notatkami (analogia do planu elastycznego). W ten sposób nie tracę czasu na planowanie rzeczy, których nie jestem w stanie zaplanować.

Jeżeli masz problem z planowaniem sugeruję ci zacząć planować małe okresy czasowe – zacznij od zaplanowania popołudnia, następnie cały dzień, trzy dni w przód, tydzień w przód etc. Dopiero gdy poczujesz się pewnie w aktualnym okresie czasu – zwiększ wolumen i zacznij “przepowiadać przyszłość”. Pamiętaj, że planowanie to umiejętność, którą nabywamy poprzez praktykę. Krótko mówiąc – planuj tyle, ile jesteś w stanie.


Negatywne skutki planowania

Trzymacie się kurczowe etapu, który definiuję jako elastyczny ma negatywne skutki. Jednym z nich jest to, że spędzamy nadmiarowy czas na jego zaplanowanie – czym dokładniej planujemy tym zajmuje nam to więcej czasu. Kolejną wadą jest to, że trzymając się nieaktualnych założeń bywa, że maksymalizujemy straty – tylko dlatego, że jesteśmy konsekwentni (w niewłaściwych działaniach). Spada również nasza wiarygodność – jeśli zespół widzi, że nasz ostatni plan opóźnił się o 80%, jeszcze wcześniejszy o 60% – los innych harmonogramów nie był odmienny. W takim przypadku jeśli zespół widzi nasz plan – może założyć z góry, że terminy są nie realne do osiągnięcia i wszyscy o tym wiedzą, ale nikt głośno nie mówi.


Podsumowanie

Planuj tyle ile jesteś w stanie – zbyt dalekie wybieganie w przyszłość może przynieść więcej negatywów niż pozytywów. Planowanie dalekowzroczne samo w sobie nie jest złe – złe jest natomiast kurczowe trzymanie się tych planów podczas gdy stają się nieaktualne. Pamiętaj, że planowanie to umiejętność, którą nabywamy poprzez praktykę.


Jeśli wpis ci się spodobał, udostępnij go lub śledź mnie na facebooku, twitterze, LinkedIn lub subskrybuj mój kanał na YouTube – twoja interakcja motywuje do dalszego pisania! Jeśli interesują cię podobne treści, dopisz się do newslettera (na górze strony) :).


Udostępnij

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *